Во второй части статьи рассмотрим принцип создания «Заявок на расходование денежных средств», прохождения её по маршруту согласования и выдачу денежных средств по созданной заявке.
Рассмотрим на примере:
Для удобства отражения операций переключим интерфейс на «Управление денежными средствами».
Перед началом работы с заявками на расходование денежных средств требуется ввести всю справочную информацию. Первое, что требуется заполнить, это регистр сведений «Настройки согласования заявок на расходование денежных средств». В «Настройке согласования заявок» указываются организации, для которых применяется данный механизм, и дата начала использования механизма согласования. Эта настройка нужна для того, чтобы программа смогла определить, что у организации ООО «СтройТорг» с 01.01.2013 года будет применяться механизм согласования заявок на расходования денежных средств.
Также требуется произвести настройку маршрутов согласования (рис. 2). Данная настройка указывается в регистре сведений «Настройки начала маршрутов согласования»: определяется соответствие маршрутов согласования - подразделениям. В маршруте согласования (справочник «Маршруты согласования») указывается этап и перечень согласующих лиц на данном этапе. В нашем примере, созданная заявка сначала должна будет пройти один этап согласования у финансового директора.
Также нужно настроить регистр сведений «Настройка согласования заявок на расходование денежных средств» (рис. 1) и определить этапы (маршрут) согласования заявок (рис. 2)
Рис. 1
Рис. 2
Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками и в зависимости от указанного в заявке подразделения.
Обратите внимание , что одному подразделению должен соответствовать только один маршрут согласования. На каждое подразделение нужно прописывать маршрут согласования, иначе процесс согласования для всех заявок, которые созданы по данному подразделению, не будет вступать в силу.
В выбранном нами интерфейсе «Управление денежными средствами» переходим к пункту меню «Планирование» - «Заявки» - «Заявка на расходование средств» (рис. 3). Создадим «Заявку на расходование средств» с видом состояния «Подготовлен» (рис. 5)
У Заявки существует несколько видов операций, которые повторяют виды операций «Расходного кассового ордера» и «Платежное поручение исходящее» (рис. 4)
В «Заявке на расходование средств» на закладке «Расчеты с контрагентами» указывается основная информация: контрагент, на оплату которому требуется выдать денежные средства, а также договор, сумма, организация, подразделение и состояние.
На закладке «Описание» можно указать дополнительную информацию в произвольной форме.
На закладке «Размещение» предусмотрена возможность резервирования и размещения денежных средств (рис. 6). Это означает, что в нашем примере бухгалтер по закупкам может зарезервировать денежные средства для того, чтобы оплатить аванс поставщику, и указать, из какой кассы будет производиться выдача денежных средств. Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» . Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» . Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать.
Данные на закладке «Бюджетирование» могут использоваться как связующее звено между подсистемой бюджетирование и подсистемой управления денежными средствами. Сведения, отражаемые на данной закладке, служат для контроля над объемом планируемых к выдаче денежным средств в соответствии с запланированной величиной бюджета (рис. 7).
Поскольку у бухгалтера по закупкам ограничены права доступа, то он может в документе «Заявка на расходование средств» поставить только статус «Подготовлен», а такие статусы как: «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён» проставляются пользователями, ответственными за утверждение заявки.
Список заявок, требующих рассмотрения, финансовый директор может проанализировать при помощи обработки «Состояние согласования заявок» (рис. 8).
При запуске обработки «Состояние согласования заявок» в ней отображается список всех заявок, сгруппированных по определённым статусам (состояниям), таким как: «Подготовлен», «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён». Для удобства, можно сделать отбор «Настройка периода» по кнопке , например за день, неделю, месяц, декаду, квартал, полугодие, год и т.д., и тогда, из всех заявок останутся только те, которые попадают в заданный период.
Для того, чтобы в заявках на расходование средств изменить состояние, например, с «Подготовлен» на «Утверждён», нужно воспользоваться ещё одной обработкой («Состояние заявок»).
В данной обработке можно отобрать из общего списка заявок, например, заявки со статусом «Ожидают согласования», «Отложены», «Ожидают согласования на предыдущих этапах», «Обработки» (рис. 9).
В обработке выводится список несогласованных заявок и в ней можно изменить статус заявки (рис. 10). Перейти к данной обработке можно через пункт меню «Планирование» - «Заявки» - «Согласование заявок».
Финансовый директор может «Согласовать» Заявку на расходование денежных средств, «Отложить» или «Отклонить» её. При выборе «Изменить состояние» - «Согласовать» галочками отмечаются те заявки, которые необходимо утвердить. Оставшиеся заявки, которые стояли в очереди, можно посмотреть в журнале документов «Согласование заявок».
Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), то на её основании нельзя оформить платежный документ.
Если заявка начала проходить по маршруту согласования, то изменить заявку может:
Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка;
Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования.
Другие пользователи изменить заявку не могут.
Если заявка находится в состоянии "Утвержден", то она недоступна для изменения (становится неактивной для редактирования), поэтому у бухгалтера по закупкам в заявке поля становятся серым цветом и их нельзя изменить.
Обратите внимание , что в расходном кассовом ордере, созданном бухгалтером по закупкам, ставится только галочка «Отразить в управленческом учёте» и «Отразить в оперативном учёте». Галочку «Оплачено» должен поставить старший кассир после того, как проверит правильность формирования расходного кассового ордера. Также в расходном кассовом ордере указываем, на основании какой заявки мы его формируем.
Если в расходном кассовом ордере стоят галочки только по управленческому учету, то такой документ проводок (бухгалтерских записей) не формирует. Но делает записи по регистрам накопления: «Денежные средства к списанию» и «Расчеты с контрагентами» (рис. 12). Данная информация попадает в отчет «Платежный календарь» в раздел «Неоплаченные исходящие документы» (рис. 13).
После того как расходный кассовый ордер Оплачен, поля в документе становятся серыми и недоступны для редактирования бухгалтеру по закупкам и остальным участникам нашего примера. В зависимости от того, какие права доступа настроены для конкретного пользователя, им могут быть доступны для редактирования те или иные документы, поля в документах и т.д.
Примечание: Если расходных кассовых много, и в каждом нужно проставить галочку «Оплачено», можно воспользоваться групповой обработкой справочников и документов (пункт меню «Сервис»). Перейти к данной обработке можно, перейдя к полному интерфейсу, пункт меню «Сервис» (рис. 14).
Чтобы менять реквизиты, по кнопке «Настройка» должен быть установлен флаг «Разрешить изменение реквизитов объектов». Для удобства анализа установим флаг «Показывать все колонки» (рис.15).
Групповой обработкой мы хотим в расходном кассовом ордере проставить флаг «Оплачено». Для этого в разделе «Отбор» групповой обработки указываем организацию ООО «СтройТорг»; отбираем только проведённые документы за период с 01.01.2013 по 21.01.2013 г. с вариантом «Оплачено» - «Нет».
При нажатии кнопки «Отобрать» на закладке «Обработка» появятся документы, в которых нужно поставить отметку «Оплачено» (рис. 16). В строке «Действие» выбрать «Изменить реквизит[Ссылка.Оплачено] - Установить. И «Выполнить».
После изменения значения реквизита нужно перепровести изменённые документы: в поле «Действие» выбрать «Изменить: [Проведение документов] – Установить - «Выполнить» (см. рис. 17).
Далее, например, в конце рабочего дня бухгалтер кассовых операций проверяет все расходные кассовые ордера, которые имеют отметку «Оплачено», и проставляет в документе галочки БУ и НУ для того, чтобы документ сформировал проводки по бухгалтерскому и налоговому учётам. (рис. 18)
Примечание: если расходных кассовых ордеров, в которых нужно проставить галочки БУ и НУ, будет много, то можно воспользоваться «Групповой обработкой справочников и документов» (рис. 19).
В групповой обработке справочников и документов отбираем документы «Расходный кассовый ордер [ТЧ: Расшифровка платежа]», в табличной части которых, нужно проставить галочку «Отражать в БУ».
В поле «Отбор» указываем, по какой организации нужно отобрать документы, указываем, что нас интересуют только проведённые документы за интервал от 01.01.2013 по 21.01.2013 г. (а также расходные кассовые ордера, в которых не стоит галочка «Отражать в бухгалтерском учете»). После заполнения всех параметров нажимаем кнопку «Отобрать»: будет произведен отбор документов, которые соответствуют указанным условиям. В нижнем части окна обработки выбираем «Изменить реквизит»- «Отражать в бухгалтерском учёте» - «Установить» и нажимаем кнопку «Выполнить». После того как документы обработаются, нужно их перепровести (рис. 16). Затем требуется повторить то же самое, но уже для установки галочки «Отражать в налоговом учете»
При проведении документа «Расходный кассовый ордер» формируются не только движения по счетам учета, но и по регистрам (рис. 20, 21)
При планировании движений денежных средств одним из ключевых этапов является планирование поступления денежных средств. В первой части статьи рассмотрим, каким образом данный механизм реализован в ПП «1С: Управление производственным предприятием».
Для удобства работы с рассматриваемым блоком операций воспользуемся интерфейсом «Управление денежными средствами».
Механизм управления денежными средствами позволяет составить план движения денежных средств (как укрупненно на продолжительный период времени на основании данных предыдущих периодов, скорректированных на определенный показатель, так и детальный на дни и недели), сформировать заявки на расходование денежных средств, за счет чего автоматизировать механизм прохождения определенных стадий согласования заявок до момента фактического списания денежных средств с расчетного счета организации или выдачи наличных из кассы, а так же проанализировать планируемое поступление денежных средств.
При помощи заявок на расходование денежных средств в учете организации может быть налажен четкий контроль над расходом денежных средств. Учет может быть настроен таким образом, что без согласования заявки на всех уровнях, невозможно будет произвести расход денежных средств.
При помощи планируемого поступления денежных средств можно производить планирование входящих платежей с детализацией до определенных дат. Данный документ может использоваться для отражения тех платежей, которые планируется осуществлять в определенные периоды времени на основании имеющихся сведений (например, планируется, что в 20-тых числах текущего месяца покупатель Сергеев А. В. произведет оплату за приобретенный ранее комплект мебели).
Внешний вид документа «Планируемое поступление денежных средств» напоминает внешний вид «Платежного поручения». Обратите внимание, что при заполнении документа требуется выбрать «Вид операции», состоящий из списка, частично повторяющего список операций «Платежного поручения» и «Приходного кассового ордера»:
Так же требуется обратить внимание, что в документе требуется указать форму оплаты (наличные или безналичные платежи). В случае, если в организации ведется несколько банковских счетов или касс, то планируемое поступление можно отражать либо по конкретному объекту, либо в целом по организации и подразделению (в ситуации, когда, предположим, неизвестно точно, в какую кассу организации или на какой расчетный счет будет произведена оплата).
Для анализа планируемого поступления денежных средств в разрезе статей движения требуется заполнить соответствующий реквизит в форме документа. Для удобства работы пользователя и возможности анализа планируемых поступлений в отчете «Платежный календарь» в форме документа необходимо установить флаг в поле «Включать в платежный календарь» и в поле «Дата прихода» указать планируемую дату поступления платежа:
Документ является управленческим, поэтому при проведении формируются только записи в управленческих регистрах.
Проанализировать планируемые платежи можно при помощи отчета «Планируемые поступления денежных средств»:
Меню «Планирование» - «Заявки» - «Планируемое поступление денежных средств»
При поступлении денежных средств обязательно требуется указать документ «Планируемое поступление денежных средств» в поле «Запланировано» в форме «Приходного кассового ордера» или «Платежного поручения»:
При проведении документа автоматически сформируется запись в регистре «Планируемые поступления денежных средств» и в отчете с аналогичным наименованием отразится «Расход» по указанному документу планирования:
Обратите внимание, что в случае, если на основании документа «Планируемое поступление денежных средств» с формой оплаты «Наличными» пользователь случайно введет «Платежное поручение входящее», программа выдаст сообщение о неправильном выборе, а так же не позволит в «Платежном поручении» указать первоначальный документ планирования.
Формирование укрупненного плана движения денежных средств можно произвести при помощи документа с аналогичным наименованием. Перейти к данному документу можно через пункт меню «Планирование»:
Обратите внимание, что план движения денежных средств строится не по конкретной организации, а по подразделению управленческого учета.
Для плана обязательно указывается сценарий и вид денежных средств.
Заполнение табличной части производится автоматически по кнопке «Заполнить»:
При этом запускается обработка, позволяющая рассчитать показатели планируемых движений. Первоначально в обработке открывается настройка для расчета планируемого показателя поступления денежных средств. По кнопке «Перейти к платежам» можно автоматически перейти к настройке расчета планируемых показателей расходования денежных средств:
Планируемые поступления денежных средств можно рассчитывать на основании 3 показателей:
Для планируемых платежей показателями для расчета являются:
При анализе каждого из показателей пользователю предоставляется возможность анализировать данные показатели за определенный период времени с отбором по определенным значениям аналитики (например, при анализе дебиторской задолженности пользователь может задать условие отбора по интересующей статье движение денежных средств). Расчет производится как процент от показателя:
Обратите внимание на раздел «Детализация» в каждом из анализируемых блоков. Для чего предназначен данный раздел? В табличной части документа «План движения денежных средств» данные по планированию могут быть представлены как укрупненно (например, только сводно по контрагенту, без указания договора), так и детализировано (в разбивке по договорам). Настройка заполнения документа указывается в разделе «Детализация» обработки по заполнению табличной части документа:
В подвале обработки в разделе «Дополнительно» отражается настройка, позволяющая округлить рассчитанные показатели плана или изменить результаты расчета на процент:
После автоматического расчета всех показателей плана по кнопке «Выполнить» производится заполнение табличной части документа. При проведении документа информация отражается в регистре накопления, на основании данных которого строится отчет «Планы движения денежных средств»:
Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:
Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.
В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:
Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.
Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2
Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:
Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.
Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря
В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.
Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).
Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря
В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.
В правой части формы отражается информация о:
Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»
В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:
В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.
Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»
В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).
Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»
В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:
Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».
В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.
Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:
Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».
Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»
При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).
Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»
Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).
Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»
Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»
При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.
Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».
Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.
В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».
Блок платежей позволяет:
В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».
Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).
Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»
В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):
Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»
Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).
Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»
Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.
В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:
Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:
Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)
Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»
| Статус заявки на расходование ДС | Поле «Объект расчетов» | Отображение в Платежном календаре | Влияние на формирование Платежного календаря | Корректность отображения |
| «Не согласована» | Не заполнено | Не влияет | Корректное | |
| «Не согласована» | Заполнено | Влияет на изменение сумм планируемых платежей (аннулирует первичные документы «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и т.д.) | Некорректное | |
| «Согласована» | Не заполнено | Приводит к удвоению сумм ожидаемых платежей | Некорректное | |
| «Согласована» | Заполнено | Не изменяет сумму ожидаемых поступлений | Корректное |
Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»
Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.
Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».
Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».
Бизнес-процесс «Согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств»
В условиях стабильного финансового состояния предприятие способно полностью и в срок выполнять свои обязательства - в таком случае, у предприятия нет необходимости в оптимизации расходования денежных средств. В текущее время, в условиях финансового кризиса, механизм распределения дефицитных денежных средств по обязательствам предприятия особенно актуален.
Процесс состоит из шести последовательных этапов:
1. Представитель подразделения (менеджеры, инженеры, и т.д.) оформляет заявку на расходование денежных средств по обязательствам - авансам по договорам и погашению задолженности по расчетным документам.
2. Руководитель подразделения при помощи удобных инструментов проверяет заявки на корректность и, при необходимости, корректирует их.
3. Ответственный представитель финансовой службы (финансовый директор, заместитель финансового директора или руководитель организации) определяет, с каких расчетных счетов, кому и в каком объеме должны быть перечислены денежные средства.
4. Руководитель подразделения распределяет разрешенные к оплате суммы по конкретным заявкам (фактически по обязательствам - заказам, счетам, расчетным документам).
5. Бухгалтерия предприятия на основании утвержденных и распределенных на обязательства заявок создает исходящие платежные поручения.
6. Платежные поручения автоматически выгружаются в клиент-банк.
Оформление заявок на расходование денежных средств
Оформление операций по расходованию денежных средств с расчетных счетов всегда начинается с планирования расхода денежных средств - то есть оформления заявок на расходования всеми задействованными в процессе подразделениями предприятия.
Каждая служба предприятия оформляет заявку на расходование денежных средств в зависимости от назначения расхода (каждому назначению расхода соответствует определенный вид операции в документе «Заявка на расходование денежных средств»). В качестве назначения расхода, в случае авансовых платежей, может быть указан заказ поставщику, а в случае погашения долга - расчетный документ.
Таким образом, весь запланированный расход денежных средств по всем службам должен быть отражен в системе в виде заявок на расходование денежных средств.
Формирование заявки на расходование денежных средств осуществляется при помощи документа «Заявка на расходование денежных средств».
Рис.1.
Проверка подготовленных заявок
Руководитель подразделения проверяет список оформленных подчиненными заявок на расходование денежных средств, корректирует и отправляет на утверждение в финансовую службу. Для утверждения заявки на расходование денежных средств оформляется документ «Утверждение заявок», в который подбираются неисполненные документы «Заявка на расходование денежных средств».
Рис.2.
В итоге, после проверки и корректировки руководитель подразделения подтверждает, что оформленные заявки согласованы и готовы к рассмотрению финансовой службой.
Рис.3.
Утверждение заявок финансовой службой
После того как каждая служба подготовила - оформила в системе - заявку на расходование денежных средств, финансовый директор или назначенный им ответственный принимает решение об их оплате (полной или частичной) в этот день. При этом решение может приниматься как по каждой отдельной заявке, а также и по совокупности их по определенного признаку - например, по оплате определенному контрагенту (или по определенному договору контрагента), либо согласовывается бюджет на заявки службы целиком.
Рис.4
При принятии решения о расходе денежных средств, необходимо указать с какого расчетного счета их отправить. При рассмотрении заявок финансовый директор видит остатки денежных средств по расчетным счетам (с учетом планируемых поступлений и ранее утвержденных платежей) на закладке «Остатки по счетам». Проводя документ, финансовый директор утверждает объемы средств, которые можно распределить на заявки на расходование денежных средств по службе.
Рис.5.
Распределение утвержденных платежей по заявкам на расходование денежных средств.
Руководитель подразделения при помощи документа «Распределение заявок» разносит утвержденные в целом по службе или конкретно по контрагентам суммы на подобранные им заявки на расходование денежных средств.
Рис.6
В случае если утвержденный объем по заявке меньше чем планировался, то на остаточную сумму автоматически создается заявка на расходование денежных средств, которая может быть представлена руководителем подразделения для утверждения финансовой службой в другой день.
При помощи набора аналитических отчетов, сотрудники подразделения могут анализировать планируемый, утвержденный и исполненный объем оплат и оставшихся обязательств подразделения перед контрагентами.
Оформление операций по фактическому расходу денежных средств.
После того как заявки на расходовании денежных средств прошли процесс согласования с финансовым директором, финансовый отдел бухгалтерии на основании утвержденных заявок, вводит документ «Платежное поручение исходящее». При этом в документе «Платежное поручение исходящее» все необходимые поля заполняются автоматически, бухгалтер указывает назначение платежа (для печатной формы платежки) и проводит документ «Платежное поручение исходящее» без отметки «Оплачено».
Созданные и проведенные платежные поручения из 1С импортируются в систему «Клиент-банк».
На другой день по мере поступления выписки из банка о свершенных операциях бухгалтер в каждом платежном поручении указывает пометку «Оплачено», а также вводит в систему операции по расходу денежных средств, которые банк списал с расчетного счета в безакцептном порядке - оформляет документы «Платежный ордер: списание денежных средств» и «Платежное требование полученное». В случае, если в безакцептном порядке списаны средства в пользу контрагентов, соответствующим службам необходимо подобрать тот расчетный документ контрагента, по которому произведена оплата и выполнить закрытие заявки на расходование, если она была ранее оформлена.
Сверить оформленные операции по расходу денежных средств за день с выпиской можно при помощи типовой обработки «Выписка банка». В типовой обработке «Выписка банка» специалист может проконтролировать, остаток на начало, приход, расход, остаток на конец дня по каждому банковскому счёту организации в разрезе документов. Если из распечатки видно, что документ был оплачен частично, то пользователь может прямо из обработки оформить частичную оплату.
Только после проведения документов по расходу денежных средств с признаком «Оплачено» в системе производится списание денежных средств со счетов и изменяется состояние расчетов с контрагентами.
Варианты конфигураций
Решение предназначено для программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление торговлей 8».
Стоимость работ
Определяется индивидуально исходя из особенностей конфигурации Заказчика.
Документ «Заявка на расходование средств» предназначен для фиксации решения о совершении наличного или безналичного платежа (группы платежей) или перемещения денежных средств. Реквизиты документа и порядок их использования в основном аналогичны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».
Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги и «Автоматическое размещение» .
Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» .
Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать. При установленных флагах «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» можно вручную указать вариант размещения для части суммы заявки. Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматическое размещение только по оставшейся сумме.
При установленном виде операции «Оплата поставщику» или «Возврат денежных средств покупателю» производится изменение оперативных расчетов с контрагентами.
На основании документа «Заявка на расходование средств» могут быть введены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов предусмотрен реквизит «Заявка» , который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную. При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.
Существует возможность при настройке дополнительных прав запретить пользователю проводить платежные документы без указания заявки на расходование средств.
Документ «Заявка на расходование средств» может также служить связующим звеном между подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке предусмотрен блок реквизитов, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По указанным реквизитам, при проведении заявки контролируется соответствие общей суммы утвержденных к расходованию средств установленным ранее ограничивающим значениям
Механизм согласования заявок применяется опционально: для списка организаций.
При использовании механизма согласования заявок возникают следующие особенности:
Если в заявке не указана организация, эта заявка не участвует в согласовании
Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками в зависимости от указанного в заявке Подразделения.
Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основании нельзя оформить платежный документ
Если заявка начала проходить по маршруту согласования, изменить заявку может
Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка
Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
Другие пользователи изменить заявку не могут.
Если заявка находится в состоянии "Утвержден", она недоступна для изменения
Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется
Текущее состояние заявок - в списке заявок
состояние отображается в отдельной колонке
используется группировка по состоянию заявки
заявки выделяются цветом фона
отклоненные - розовым
